Assistant Administratif et de Direction H/F - Service Public

La Direction du service à compétence nationale gère les 5 musée répartis sur trois site (Rueil-Malmaison, Ajaccio et l'Île d'Aix)Liaisons hiérarchiques :Directrice du SCNLiasions fonctionnellesTous les services métiers du SCN, notamment la conservation et le secrétariat général
Placé (e) sous l'autorité hiérarchique de la directrice du SCN, l'agent (e) assiste au quotidien la direction et la conservation dans la réalisation de leurs missions :Assistanat de direction : - gère l'agenda, - organise les réunions, - organise les missions et les déplacements (utilisation Chorus DT) de la direction et assiste les conservateurs dans ce domaine, - assure la mise en forme, l'enregistrement et l'envoi des courriers de la direction et ceux de la conservation soumis à la signature de la direction- assure la distribution du courrier en interne comme la diffusion externe (affranchissement lettres et colis), notamment pour les envois en nombre d'invitations ou de catalogues- propose et/ou met en forme les courriers officiels et assure leur diffusion et leur suivi- assure l'accueil des visiteurs- tenue du standard administratif de 9h à 17h- filtre les appels téléphoniques sur le standard administratif et repond aux demandes relevant de sa compétence- classe et archive les documents à conserver, participe avec la documentaliste au chantier de rangement des archives courantes,- met en oeuvre les présentations administratives et scientifiques (Powerpoint, ...)- coordonne les congés de la conservation et de la direction sur RenoiRhRelais d'information de la direction :- sélectionne et transmet les informations et documents aux responsables de services,- selectionne et transmet les informations et documents relatifs à l'activité de la direction à ses interlocuteurs internes et externes,- rédige et diffuse les compte-rendu de réunions de service

Compétences techniques- Techniques de communication- Techniques de secrétariat bureautique- Classement et archivage- Rédiger et mettre en forme des documents (Word, Powerpoint,...)- Outils bureautiques, plateformes Chorus DT et RenoiRH- Connaissances de l'environnement professionnel des muséesSavoir-faire- S'adapter aux différents interlocuteurs- Filtrer et orienter les informations- Communiquer- Gérer les prioritésSavoir être- Être rigoureux.se- Être autonome- Esprit de synthèse- Sens des relations humaines- Faire preuve de discrétion- Sens de la confidentialité- Capacité d'adaptation- Réactivité

• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Chorus
• Rigueur et méthode
• Word
• PowerPoint
• Réactivité
• Capacité d’adaptation