Assistant de Direction Secrétariat du Maire - Rueil-Malmaison H/F - Communes

Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.

Accueil téléphonique et physique :

Ø Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,

Ø Recevoir, filtrer et transmettre les messages,

Ø Assurer l'interface avec l'ensemble des services,

Ø Procéder aux classements des dossiers « papier »

Ø Gérer l'archivage des dossiers en partenariat avec le service archive

Ø Gérer les courriers du Maire - réception et réponse

Ø Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités

Ø Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au Maire

Ø Veiller à faire circuler efficacement l'information au sein du secrétariat du Maire

Ø Proposer de nouvelles méthodes d'optimisation de la gestion administrative du service

Traitement des informations :

Ø Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre

Gestion du courrier :

Ø Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,

Ø Assurer le suivi d'un chrono,

Ø Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du secrétariat

Ø Suivi des courriers à travers un logiciel dédié


Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap

Profil
Savoirs :

Maîtrise des outils bureautiques

Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel),

Technique de classement et d'archivage

Connaissance de l'environnement territorial



Savoir-faire :

Gérer les situations de stress

Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter



Savoir-être :

Rigueur

Capacité d'organisation

Capacité de travail en équipe

Réactivité

• Orthographe
• Travail en équipe
• Grammaire
• Logiciels bureautiques
• Classement des dossiers
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité